Véalo funcionando · El escritorio de la oficina
El escritorio de la oficina
Un lunes en una empresa pequeña que trabaja con hojas de cálculo, una hoja compartida, facturas que van por correo y un sistema contable. Un agente lee los archivos, encuentra lo que no cuadra, le pregunta a una persona y deja los números correctos en todas partes.
Distribuidora La Torcaza: materiales de construcción y ferretería, ocho personas, Colombia. Una empresa inventada.
Seis pasos cortos. Lea cada uno, oprima el botón ámbar y el resultado aparece justo debajo. Los archivos de ejemplo están al final.
Cómo se mueven los números hoy
- La hoja de inventario de Marta → Julián la copia en la hoja de pedidos
- Hoja de pedidos → Diana pasa cada pedido a la hoja de facturas
- Hoja de facturas → Diana las vuelve a digitar en el sistema contable
- Sistema contable → se compara con la hoja de Marta a fin de mes
Lo que cuesta copiar aquí
Cerca de un día de trabajo de una persona a la semana se va en copiar y revisar. Los errores aparecen a fin de mes, cuando los números no cierran.
Cifra simulada para esta oficina de ejemplo.
Lo que encontró el agente
Seis cosas, en cuatro lugares. Todavía no cambió nada.
- Cemento C-50: el pedido dice 40 bultos, la factura dice 45. Inventario: 420 en la hoja, 375 en contabilidad.
- Varilla V-38: 1.150 en la hoja, 1.100 en contabilidad.
- Tubo PVC PV-4: el pedido y la factura dicen que salieron 12. La hoja y contabilidad todavía dicen 86.
- Alambre AL-18: 180 en la hoja, 150 en contabilidad. El pedido y la factura coinciden en 30.
- Un cliente, tres formas de escribirlo: Constructora Bahareque S.A.S., Constructora Bajareque, Const. Bahareque SAS.
- La factura FV-1044 (50 varillas) no tiene un pedido detrás.
Cada uno está marcado en rojo en los archivos de ejemplo, al final.
Una tabla limpia
El agente pone lado a lado el número de cada archivo para lo mismo. Cada archivo conserva sus propias columnas y su formato.
| Qué | Hoja de inventario | Pedido | Factura | Contabilidad | El plan del agente |
|---|---|---|---|---|---|
| Cemento C-50 | 420 | P-311: 40 | FV-1041: 45 | 375 | Necesita una personaAprobado por DianaLa factura y contabilidad dicen 45. ¿Usar 45 y corregir el pedido?Editar abre la fila para que Diana escriba el número correcto. Nada se mueve hasta que ella guarde. |
| Varilla V-38 | 1.150 | ninguno | FV-1044: 50 | 1.100 | Necesita una personaAprobado por DianaNo hay pedido para la FV-1044. ¿Crear el pedido P-315 y dejar la hoja en 1.100?Editar abre la fila para que Diana escriba el número correcto. Nada se mueve hasta que ella guarde. |
| Tubo PVC PV-4 | 86 | P-312: 12 | FV-1042: 12 | 86 | Arreglo claroEl pedido y la factura coinciden. Dejar el inventario en 74 en la hoja y en contabilidad. |
| Alambre AL-18 | 180 | P-314: 30 | FV-1045: 30 | 150 | Arreglo claroLa hoja está atrasada. Dejarla en 150. |
| Nombre del cliente | — | Constructora Bajareque (P-313) | Const. Bahareque SAS (FV-1041) | Constructora Bahareque S.A.S. | Arreglo claroUsar en todas partes el nombre que está en contabilidad. |
| Pintura blanca PT-G | 54 | P-313: 10 | FV-1043: 10 | 54 | CuadraLos cuatro coinciden. |
Turno de Diana: dos filas esperan que ella las apruebe o las edite.
Las dos filas están aprobadas. Los tres arreglos claros entran con el mismo sí. Oprima Siguiente para actualizar.
Registro de cambios
Qué cambió, dónde y quién dijo que sí.
- Sistema contable: tubo PVC PV-4, inventario 86 → 74 (factura FV-1042).Aprobó: Diana
- Hoja de inventario: cemento 420 → 375, varilla 1.150 → 1.100, tubo PVC 86 → 74, alambre 180 → 150.Aprobó: Diana
- Hoja de pedidos: P-311 cemento 40 → 45. Pedido nuevo P-315 para la factura FV-1044. Nombre del cliente corregido en el P-313.Aprobó: Diana
- Hoja de facturas: nombre del cliente corregido en la FV-1041 y la FV-1043. La FV-1044 queda unida al pedido P-315.Aprobó: Diana
Deshecho. Cada valor volvió a como estaba. El registro guarda una línea con quién lo deshizo y cuándo.
Los números nuevos están marcados en los archivos de ejemplo, al final.
Informe de la semana para don Hernán
Lo escribió el agente con la tabla limpia.
- Ventas de la semana pasada: $4.955.000 en 5 facturas. Lo que más se vendió fue el cemento.
- El inventario ya cuadra en todos los archivos. Lo más bajo: pintura blanca, 54 galones.
- Facturas pendientes: 4, por $3.815.000. Constructora Bahareque debe $2.355.000 de eso.
- Arreglado esta mañana: 4 cantidades de inventario, 1 cantidad de un pedido, 1 pedido que faltaba y 1 nombre de cliente. Diana aprobó cada uno.
Ventas de la semana pasada, por producto
Una diapositiva para la reunión del lunes
El informe y la diapositiva salen de la misma tabla limpia. Nadie los arma a mano.
El lunes antes
- Marta reenvía su hoja de inventario.
- Julián y Diana copian números de un archivo a otro.
- Nadie ve las diferencias hasta fin de mes.
- El informe del dueño se arma a mano, cuando hay tiempo.
El lunes con el agente
- Los archivos se quedan donde están. El agente los lee.
- Las diferencias aparecen el lunes, no a fin de mes.
- Diana aprueba dos filas en vez de copiar.
- El informe y la diapositiva están listos para la reunión.
Qué es real y qué es simulado
Real: este flujo es el tipo de trabajo que construimos. Leer los archivos que la empresa ya usa, encontrar lo que no cuadra, preguntarle a una persona y escribir de vuelta con un registro y la opción de deshacer.
Simulado: la empresa, las personas, los archivos y cada número son inventados.
Esto es un ejemplo. No es un cliente ni un producto que vendamos tal cual. Los archivos de cada oficina son distintos, así que cada uno se arma para esa oficina.
Los archivos de ejemplo de esta demostración: inventario, pedidos, facturas y el sistema contable (referencia)
Inventario
Hoja de cálculo en el portátil de Marta
| Código | Producto | Existencias |
|---|---|---|
| C-50 | Cemento gris, 50 kg | 420 |
| V-38 | Varilla 3/8" | 1.150 |
| PV-4 | Tubo PVC 4" | 86 |
| PT-G | Pintura blanca, galón | 54 |
| AL-18 | Alambre negro, kg | 180 |
Pedidos
Hoja compartida del equipo de ventas
| Pedido | Cliente | Código | Cant. |
|---|---|---|---|
| P-311 | Constructora Bahareque S.A.S. | C-50 | 40 |
| P-312 | Ferretería Tres Clavos | PV-4 | 12 |
| P-313 | Constructora Bajareque | PT-G | 10 |
| P-314 | Obras Guadua Alta | AL-18 | 30 |
| P-315 | Obras Guadua Alta | V-38 | 50 |
Facturas
Hoja de cálculo que va por correo
| Factura | Cliente | Pedido | Artículo | Total ($) |
|---|---|---|---|---|
| FV-1041 | Const. Bahareque SAS | P-311 | C-50 ×45hallazgo 1 | 1.575.000 |
| FV-1042 | Ferretería Tres Clavos | P-312 | PV-4 ×12 | 1.140.000 |
| FV-1043 | Constructora Bajareque | P-313 | PT-G ×10 | 780.000 |
| FV-1044 | Obras Guadua Alta | ninguno | V-38 ×50 | 1.100.000 |
| FV-1045 | Obras Guadua Alta | P-314 | AL-18 ×30 | 360.000 |
Pagada: FV-1042. Las demás siguen pendientes.
Sistema contable
Pantalla simuladaInventario y clientes
| Código | Producto | Existencias |
|---|---|---|
| C-50 | Cemento gris, 50 kg | 375hallazgo 1 |
| V-38 | Varilla 3/8" | 1.100hallazgo 2 |
| PV-4 | Tubo PVC 4" | 86 |
| PT-G | Pintura blanca, galón | 54 |
| AL-18 | Alambre negro, kg | 150hallazgo 4 |
- Cliente registrado:
- Constructora Bahareque S.A.S.hallazgo 5
- Facturas pendientes:
- 4 · $3.815.000
Demostración con datos simulados; los nombres son ficticios
Lo que es real
- El tipo de trabajo que construimos: leer los archivos que la empresa ya usa, encontrar lo que no cuadra, preguntarle a una persona, escribir de vuelta con un registro y la opción de deshacer, y luego el informe.
- Una persona dice que sí antes de que algo cambie en el sistema contable.
Lo que es simulado
- Distribuidora La Torcaza, Marta, Julián, Diana, don Hernán y cada cliente.
- Cada archivo, número y hora, y la pantalla del sistema contable.
- Esto es un ejemplo, no un cliente ni un producto que vendamos tal cual.
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